شاید تا به حال این جمله " وقت طلاست " را شنیده باشید اما به آن توجهی نکرده باشید . امروزه با پیشرفت تکنولوژی این امکان فراهم شده است که بتوانیم در مدت زمان کم به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد یا اینکه خیلی از کارها را سریع تر و آسان تر انجام داد .
در تمامی جوامع مدیریت زمان ضعیف از گذشته تا کنون وجود داشته است زیرا بشر همواره به این موضوع فکر می کند که به هیچ کدام از کارهایش نمی تواند برسد و از وقتی که دارد نمی تواند استفاده لازم را ببرد .
مدیریت کردن زمان و استفاده از وقتی که داریم در زندگی بسیار اهمیت دارد . مدیریت زمان مسئله ای است که نه تنها در زندگی شخصی به آن احتیاج داریم بلکه در زندگی حرفه ای نیز با آن روبرو خواهیم شد .
بنیاد اصلی مدیریت زمان
مدیریت زمان نیاز به مهارت دارد و کار ساده ای نیست که همه بتوانند آن را انجام دهند . برخی از افراد به دلایلی همچون عدم آشنایی با مدیریت زمان ، نداشتن هدف و انگیزه در زندگی ، تنبلی و بی اهمیت بودن مسائل و آن هایی که دوست دارند تحت فشار باشند از مدیریت زمان استفاده نمی کنند . در ادامه مقاله اصولی را معرفی خواهیم کرد که بتوانید حداقل در برخی از مواقع زمان را مدیریت کنید تا در شرایط بحرانی قرار نگیرید .
- فعالیت های خود را اولویت بندی کنید
اولویت بندی فعالیت ها یکی از مهم ترین قدم های مدیریت زمان می باشد . زمانی که شما فعالیت های خود را اولویت بندی می کنید ، آن هایی را که باعث خوشحالی شما نمی شود و فقط زمان بر هستند مشخص می شوند و باید آن را حذف کنید .
پس از اینکه فعالیت های خود را اولویت بندی کردید ، آن هایی را که باید انجام دهید را مشخص کنید و فعالیت هایی را که مهم نیستند و قابل حذف هستند را از لیست خارج کنید . به طور کلی می توان گفت روز شما باید صرف کارهایی شود که شما دوست دارید و از انجام آن ها لذت می برید .
- برای انجام فعالیت های روزانه خود برنامه ریزی کنید
لازم به ذکر است بدانید برنامه ریزی در تمام زندگی یکسان نیست به طور مثال برنامه ریزی شما در خانه یا سرکار متفاوت است . برنامه ریزی شخصی از طریق هدف گذاری و تعیین کردن مسیر رسیدن به هدف مشخص می شود .
اما برنامه ریزی کاری ، حرفه ای است که باید پروژه محور باشد همچنین باید از طریق نرم افزارهای رسمی برنامه ریزی انجام شود . هر برنامه ریزی که انتخاب می کنید پیش از آن در مورد انتظارات خود فکر کنید و همچنین این نکته را در نظر بگیرید که شما در یک روز ساعات محدودی دارید .
نکته مهم این است برای اینکه شما بتوانید فعالیت های روزانه خود را انجام دهید نیاز به استراحت کافی دارید بنابراین باید مدت زمانی را صرف خود کنید . اغلب افراد زمانی که برنامه ای را تنظیم می کنند زمان کافی برای خواب و استراحت خود در نظر نمی گیرند و فکر می کنند تنها در شبانه روز 5 ساعت بخوابند کافی است .
اما آیا این کار درست است ؟ خیر ! زیرا کار مدام و بدون استراحت نه تنها بازدهی ندارد بلکه باعث می شود فرد در نیمه مسیر کم بیاورد . همچنین فعالیت های روزانه بدون استراحت سطح استرس را افزایش می دهد و همچنین باعث کاهش سطح عملکرد فرد نیز می شود .
- به مزاحم ها اجازه ورود ندهید
عواملی را که باعث می شوند تمرکز خود را از دست دهید را بشناسید و اجازه ورود به آن ها ندهید . به طور مثال تلفن های طولانی مدت باعث می شود ذهن شما درگیر شود و رشته افکارتان را از دست دهید پس تلفن ها را جواب ندهید و سر فرصت پیام های دریافتی را چک کنید .
در زمان هایی که برنامه تفریح ندارید ، پذیرای مهمان یا دوستان و آشنایان نباشید . مهمانی ها و پذیرا بودن بازدیدکنندگان در هر زمانی باعث می شود بهره وری شما کاهش یابد و در نتیجه به برنامه روزمره خود نتوانید رسیدگی کنید .
- به سرعت انجام فعالیت ها اهمیت دهید
از خودتان بپرسید " چقد میتونم کار کنم " ؟ میزان استراحت و خواب کافی را تعیین کنید . خودتان را با تعداد زیاد کار کردن خسته نکنید که در نیمه مسیر کم بیاورید و دیگر نتوانید ادامه دهید . این کار به شما کمک می کند که علاوه بر در نظر گرفتن وقت استراحت خود کارهای مورد علاقه خود را در زمان مناسب نیز انجام دهید .
مدیریت کردن شخصی زمان چگونه است
همانطور که گفتیم مدریت کردن زمان در زندگی شخصی با محیط کار تفاوت دارد ، در زندگی شخصی شما باید برای هدف هایی که دارید برنامه ریزی کنید . در ادامه مقاله رهنمود هایی را برای مدیریت کردن زندگی شخصی بیان خواهیم کرد .
- اهداف خود را مشخص کنید
این گام از مدیریت زمان به شما کمک می کند که بتوانید هدف های دست یافتنی و دور از دسترس را برای خود مشخص کنید . در این روش شما باید برنامه ریزی برای هدف های ساده و در دسترس داشته باشید . پس از برآورده شدن هدف های اولیه شما می توانید اهداف بزرگ خود را در اولویت قرار دهید و برای رسیدن به آن ها تلاش کنید .
- توانایی نه گفتن داشته باشید
شاید فکر کنید که یکی از سخت ترین کارهای دنیا گفتن کلمه " نه " است . اغلب افراد فکر می کنند که نسبت به دیگران تعهد دارند و مجبور هستند که هر خواسته ای دیگران دارند ، انجام دهند . شما می توانید از روش های مختلفی استفاده کنید که دیگران از شما ناراحت نشوند .
عذر و بهانه همیشه جواب نمی دهد ، شما می توانید با افراد رو راست باشید و حقیقت را به آن ها بگویید . به افرادی که انتظار دارند تا با آن ها وقت بگذرانید بگویید که شما مسئولیت هایی را به عهده دارید که نمی توانید از آن ها بگذرید .
مدیریت کردن زمان در محل کار چگونه است
به دلیل سرعت پیشرفت تکنولوژی باید برنامه ای معین برای محل کار خود داشته باشید تا از رقیبان خود جا نمانید . می توان گفت بزرگترین مانعی که باعث می شود شما به موفقیت نرسید ، زمان است . ما نمی توانیم زمان را نگه داریم اما با مدیریت کردن آن می توانیم به موفقیت های چشمگیری دست پیدا کنیم . در ادامه مقاله راهکار هایی برای برنامه ریزی در محل کار خواهیم گفت .
- هر کاری را در زمان درست آن انجام دهید
کارهایی که باید سر وقت انجام دهید را برای خودتان مشخص کنید و در زمان خودش انجام دهید اما کارهایی هستند که تاخیر انداختن آن مشکلی را به وجود نمی آورد . برای این کار می توانید فهرستی از کارهای مهم ، کم اهمیت و بی اهمیت برای خودتان تهیه کنید و با توجه به آن برنامه ریزی کنید .
- همیشه نیم نگاهی به برنامه فردا داشته باشید
پیش از ترک دفتر فعالیت هایی را که انجام داده اید پاک کنید و کارهایی را که برای فردا باید انجام دهید را اولویت بندی کنید . هنگام اولویت بندی فعالیت های اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید مرور کنید . حتی می توانید با دیگر همکاران خود در مورد برنامه های فردا مشورت کنید و آن ها را اولویت بندی کنید .
- ساعت اوج کاری خود را مشخص کنید
یعنی اینکه شما مشخص کنید که در چه روزهایی از ماه یا در چه ساعتی از روز بیشترین بازده کاری را دارید . بنابراین زمانی که شما انگیزه بالایی برای کار کردن داشته باشید ، بیشتر می توانید روی کارتان تمرکز کنید به همین دلیل در آن زمان شما در اوج کار خود هستید .
منبع : سایت راهکار مدیریت
مطالب مرتبط
